档案资料房间内要维持自然通风干躁的自然环境，习惯性地维持自然通风，既可让房间内的湿冷气体与户外互换，又可让智能档案柜中的化合物尽可能蒸发排至户外，经常出现的作法是常常开启窗子或房间门，使气体热对流或选用空调系统系统软件及通气系统软件。
  搞好智能档案柜，在密集架内置放樟脑、烟草，防止蛀木虫和臭虫，放些麻椒，防止耗子。

  要有专业技术人员按时清理与维护保养，在平时应用全过程中，应常常擦洗尘土或污垢，维持密集架整洁。清理时要尽可能应用不容易除毛整洁的软纯棉布，如应用太硬的、不光滑的毛巾或含有脏东西纯棉布擦洗，会磨花车漆，无光泽。不能用开水、食用碱或是消毒液等清洗密集架，那般会毁坏文件柜表层的静电粉末喷涂表层美观大方。密集柜升降机构为链传动，当模板支撑应用过段时间后，可开启下一层多层板，给链轮链条及滚动轴承充注润滑脂。安裝密集柜的仓库应干躁自然通风。智能档案柜模板支撑表层不容许太阳长期直射。应维持滑轨管沟清理整洁、无脏物阻塞。静电喷塑表层禁止用车用汽油、高宽比乙醇、天那水、香 蕉水清洗，那样会使静电喷塑表层无光泽和退色。